VII. MODELOS DE ORGANIZACIÓN

1. Modelo de Schein

La Teoría de sistemas considera en la definición de organización:

·   La organización es un sistema abierto, en constante interacción con el medio, recibiendo materia prima, personas, energía e informaciones y transformándolas o convirtiéndolas en productos y servicios que se exportan al medio ambiente.

· La organización es un sistema con objetivos o funciones múltiples que involucran interacciones múltiples con el medio ambiente.

· Los subsistemas son mutuamente dependientes y los cambios que ocurren en uno de ellos afecta el comportamiento de los otros.

· La organización, El funcionamiento de esta no puede ser comprendido sin considerar las demandas impuestas por el medio ambiente.

·   Los múltiples eslabones entre la organización y su medio ambiente hacen difícil la clara definición de las fronteras organizacionales.

2. Modelo de Katz y Kahn

En el modelo propuesto, la organización presenta las características típicas de un sistema abierto.

a. La organización como un sistema abierto

·  Importación (entradas). La organización recibe insumos del ambiente y depende de suministros renovados de energía de otras instituciones o de personas.

·  Transformación (procesamiento). La organización procesa y transforma sus insumos en productos acabados, mano de obra capacitada, servicios, etcétera. Esas actividades acarrean alguna reorganización de las entradas.

·   Exportación (salidas). Los sistemas abiertos exportan sus productos, servicios o resultados para el medio ambiente.

·     Los sistemas son ciclos de eventos que se repiten. El sistema abierto consiste en ciclos recurrentes de importación. La importación y la exportación son transacciones que involucran el sistema y sectores de su ambiente inmediato, mientras la transformación es un proceso contenido dentro del propio sistema.

·   Entropía negativa. La entropía es un proceso por el cual, todas las formas organizadas tienden al agotamiento, a la desorganización, a la desintegración y, al final, a la muerte. Los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso entrópico y reabastecerse de energía. Es un proceso reactivo de obtención de reservas de energía que recibe el nombre de entropía negativa o negentropía.

·     Información como insumo, retroalimentación negativa y proceso de codificación. Los sistemas abiertos reciben insumos, como materiales o energía, que se transforman o procesan.

·    Estado de equilibrio y homeostasis dinámica. los sistemas abiertos se caracterizan por un estado de equilibrio: existe un influjo continuo de energía del ambiente externo y una exportación continua de los productos del sistema, sin embargo, el cociente de intercambios de energía y las relaciones entre las partes siguen los mismos. El estado de equilibrio se observa en el proceso homeostático que regula la temperatura del cuerpo: las condiciones externas de temperatura y humedad pueden variar, pero la temperatura del cuerpo permanece. La tendencia más sencilla del estado de equilibrio es la homeostasis es la preservación del carácter del sistema: el equilibrio casi estacionario propuesto por Lewin. Según ese concepto, los sistemas reaccionan al cambio o lo anticipan por intermedio del crecimiento que asimila las nuevas entradas de energía en sus estructuras. Los altos y bajos de ese ajuste continuo no siempre traen el sistema de regreso a su nivel primitivo.

·  Diferenciación. La organización, como sistema abierto, tiende a la diferenciación, es decir, a la multiplicación y a la elaboración de funciones, lo que le trae también multiplicación de papeles y diferenciación interna. Los estándares difusos y globales se sustituyen por funciones especializadas, jerarquizadas y diferenciadas.

·     Equifinalidad. Los sistemas abiertos se caracterizan por el principio de equifinalidad: un sistema puede alcanzar, el mismo resultado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales. En la medida en que los sistemas abiertos desarrollan mecanismos reguladores de sus operaciones, la cantidad de equifinalidad se reduce.

·    Límites o fronteras. Como un sistema abierto, la organización presenta límites o fronteras, es decir, barreras entre el sistema y el ambiente. Los límites o fronteras definen la esfera de acción del sistema, así como su grado de apertura en relación con el ambiente.

b. Características de Primer Orden

Las características de las organizaciones como sistemas sociales son las siguientes:

·     Los sistemas sociales no tienen limitación de amplitud. Las organizaciones sociales están vinculadas a un mundo concreto de seres humanos, de recursos materiales, de fábricas y de otros artefactos, sin embargo, esos elementos no se encuentran en interacción natural entre sí. El sistema social es independiente de cualquier parte física, pudiendo aliviarla o sustituirla, pues representa la estructuración de eventos o acontecimientos y no la estructuración de partes físicas. Mientras los sistemas físicos o biológicos tienen estructuras anatómicas como automóviles u organismos, los sistemas sociales no se pueden representar por modelos físicos.

·   Los sistemas sociales necesitan de entradas (de mantenimiento y de producción). Las entradas de mantenimiento son importaciones de la energía que sustenta el funcionamiento del sistema. Las entradas de producción son las importaciones de la energía que se procesa para proporcionar un resultado productivo. 

·   Los sistemas sociales tienen su naturaleza planeada. Son sistemas inventados por el hombre, por lo tanto, son imperfectos. Éstos se basan en actitudes, creencias, percepciones, motivaciones, hábitos y expectativas de las personas.

·    Los sistemas sociales presentan mayor variabilidad que los sistemas biológicos. Los sistemas sociales necesitan utilizar fuerzas de control para reducir la variabilidad y la inestabilidad de las acciones humanas, situándolas en estándares uniformes y dignos de confianza por parte del sistema social.

·  Las funciones, las normas y los valores son los principales componentes del sistema social. Las funciones describen las formas de comportamiento asociado a determinadas tareas y constituyen formas estandarizadas de conducta. Las normas son expectativas generales con carácter de exigencia. Valores son las justificaciones y aspiraciones ideológicas más generalizadas.

·    Las organizaciones sociales constituyen un sistema formalizado de funciones: Representan un estándar de funciones interconectadas que definen formas de actividades prescritas o estandarizadas. Las reglas definen la conducta esperada de las personas en el sistema.

·   El concepto de inclusión parcial: La organización utiliza únicamente los conocimientos y las habilidades de las personas que le son importantes. Las personas pertenecen a muchas organizaciones y ninguna es capaz de obtener el pleno empeño de sus personalidades.

·  La organización en relación con su medio ambiente: el funcionamiento organizacional debe ser estudiado con relación a las transacciones con el medio ambiente. Esa relación involucra los conceptos de sistemas, subsistemas y supersistemas.

c. Cultura y Clima Organizacionales

Katz y Kahn enfatizan que "cada organización crea su propia cultura con sus propios tabúes, usos y costumbres. La cultura del sistema refleja las normas y los valores del sistema formal y su reinterpretación por el sistema informal, así como sucede con las disputas internas y externas de las personas que la organización atrae, sus procesos de trabajo y distribución física, las modalidades de comunicación y el ejercicio de la autoridad dentro del sistema”.

d. Dinámica del sistema

Para que puedan mantenerse, las organizaciones sociales recurren a la multiplicación de mecanismos. Las organizaciones sociales crean mecanismos de recompensas con la finalidad de vincular a sus miembros al sistema, establecen normas y valores para justificar y estimular las actividades requeridas y las estructuras de autoridad para controlar y dirigir el comportamiento organizacional.

e. Concepto de eficacia organizacional

"Como sistemas abiertos, las organizaciones sobreviven mientras sean capaces de mantener negentropía, es decir, la importación bajo todas las formas, de cantidades mayores de energía de la que se devuelve al ambiente como producto. Una parte de la entrada de energía en una organización es invertida directamente y objetivada como salida organizacional. Sin embargo, una parte de la entrada recibida se consume por la organización. Para hacer el trabajo de transformación, la propia organización necesita ser creada, recibir energía para ser mantenida y dichos requisitos se reflejan en la inevitable pérdida de energía entre la entrada y la salida”.[i]

f. Organización como sistema de papeles

Papel es el conjunto de actividades solicitadas de un individuo que ocupa una determinada posición en una organización. La organización consiste en papeles o aglomerados de actividades esperadas de los individuos y que se superponen. La organización es un sistema de papeles.

3. Modelos sociotécnicos de Tavistock

La organización es un sistema sociotécnico estructurado sobre dos subsistemas:

·  Subsistema técnico. Comprende las tareas que serán desempeñadas, las instalaciones físicas, los equipos e instrumentos utilizados, las exigencias de la tarea, las utilidades y técnicas operacionales, el ambiente físico y la forma en cómo están acomodados, así como la operación de las tareas. En suma, el subsistema técnico involucra la tecnología, el territorio y el tiempo.

·     Subsistema social. Comprende a las personas, sus características físicas y psicológicas, las relaciones sociales entre los individuos encargados de la ejecución de la tarea, así como las exigencias de las organizaciones formal e informal en la situación de trabajo.

El enfoque sociotécnico concibe a la organización como la combinación de la tecnología con un subsistema social. Los subsistemas tecnológico y social se encuentran en una interacción mutua y recíproca y cada uno determina al otro.

El modelo de sistema abierto propuesto por el enfoque sociotécnico parte de la presuposición de que toda organización "importa" varias cosas del medio ambiente y utiliza esas importaciones en procesos de "conversión" para que entonces se "exporten" productos y servicios que resultan del proceso de conversión.

La tarea primaria de la organización reside en sobrevivir dentro de ese proceso cíclico de:

·      Importación. Adquisición de materias primas.

·     Conversión. Transformación de las importaciones en exportaciones, o sea, de los insumos en productos o servicios.

·      Exportación. Colocación de los resultados de la importación y de la conversión.

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[i] Chiavenato Idalberto (1999), Introducción a la Teoría General de la Administración. McGraw Hill. Quinta Edición. Ibid, pp, 176-177

https://esmirnasite.files.wordpress.com/2017/07/i-admon-chiavenato.pdf